Jednostki samorządu terytorialnego — gminy, powiaty i województwa — oraz ich związki należą do sektora finansów publicznych (art. 9 ustawy o finansach publicznych). Od 1 lipca 2026 r. każda gmina i każda jej jednostka organizacyjna musi udostępniać w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) informacje o zawieranych umowach — niezależnie od ich wartości. Dla samorządu największym wyzwaniem nie jest pojedyncze zgłoszenie, lecz ustalenie, która jednostka zakłada konto i raportuje.

Ten artykuł jest częścią przewodnika Centralny Rejestr Umów (CRU).

Czy gmina musi raportować do CRU?

Tak. Obowiązek wynika z art. 34a u.f.p., a jednostki samorządu terytorialnego są wymienione wprost w katalogu JSFP (art. 9 u.f.p.). Obowiązkowi podlegają:

gminy, powiaty i województwa oraz ich związki i związki metropolitalne,
urzędy gmin, miast, starostwa powiatowe i urzędy marszałkowskie (jako jednostki budżetowe),
samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
samorządowe instytucje kultury (domy kultury, biblioteki, muzea).

Wszystkie umowy będą jawne — także te o niewielkiej wartości, bo próg kwotowy zniesiono ustawą z 4 grudnia 2025 r. Pełną listę objętych podmiotów opisaliśmy w artykule Centralny Rejestr Umów JSFP — kogo dotyczy?.

Kluczowa zasada: która jednostka zakłada konto?

To najczęstsze nieporozumienie w samorządzie. Sam fakt, że jednostka jest organizacyjnie podległa gminie, nie przesądza, że gmina prowadzi rejestr za wszystkich. Decyduje to, czyj plan finansowy lub budżet obciąża dana umowa.

W praktyce oznacza to, że własne konto w CRU JSFP zakłada każda jednostka, która samodzielnie zawiera umowy obciążające jej plan finansowy, m.in.:

urząd gminy / miasta,
szkoły i przedszkola (jeśli nie są obsługiwane przez CUW),
ośrodki pomocy społecznej (GOPS / MOPS),
zakłady gospodarki komunalnej, zarządy dróg, ośrodki sportu i rekreacji,
instytucje kultury.

Konto jednostki zakłada kierownik tej jednostki (dyrektor szkoły, kierownik GOPS) lub osoba przez niego upoważniona. Jeśli obsługę finansową prowadzi Centrum Usług Wspólnych (CUW), model raportowania trzeba ustalić w oparciu o to, kto faktycznie zawiera umowę i czyj budżet ona obciąża.

Upoważnienia — co przygotować

Do wniosku o założenie konta jednostka dołącza dokument potwierdzający umocowanie kierownika lub upoważnienie dla osoby działającej w jego imieniu. Nie ma obowiązkowego urzędowego wzoru takiego upoważnienia — istotne jest, by jednoznacznie wskazywało osobę i zakres jej działania w systemie CRU JSFP. Krok po kroku opisaliśmy to w artykule Jak założyć konto w CRU JSFP.

Jakie umowy zgłasza gmina i jej jednostki

Raportowaniu podlegają umowy stanowiące zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp (odpłatne nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług). W samorządzie to m.in.:

roboty budowlane — drogi, oświetlenie, remonty budynków, place zabaw, inwestycje wodno-kanalizacyjne,
dostawy — opał i energia, materiały biurowe, wyposażenie szkół, sprzęt komputerowy,
usługi — odbiór odpadów, utrzymanie zieleni, zimowe utrzymanie dróg, dowóz uczniów, catering, usługi prawne i IT.

Każde zgłoszenie należy zamieścić w rejestrze w ciągu 30 dni od zawarcia umowy. Które umowy dokładnie podlegają obowiązkowi, wyjaśniamy w artykule Centralny Rejestr Umów — jakie umowy zgłaszać?.

Kto odpowiada i jakie są konsekwencje

Za udostępnianie i aktualizowanie danych odpowiada kierownik jednostki — wójt, burmistrz lub prezydent w odniesieniu do urzędu, a kierownicy jednostek podległych w odniesieniu do swoich kont. Ustawa o CRU JSFP nie przewiduje odrębnej sankcji karnej, ale obowiązek jest prawnie wiążący i podlega kontroli (NIK, RIO), z ryzykiem negatywnych wniosków pokontrolnych. Więcej w artykule Kto odpowiada za CRU MF w jednostce?.

Jak przygotować samorząd przed 1 lipca 2026

Zmapuj jednostki — ustal, które jednostki gminy zawierają umowy na własny budżet i muszą mieć osobne konto w CRU JSFP.
Załóż konta — od 1 kwietnia 2026 r. (jednostki samorządowe rekomendowane są w oknie 22 kwietnia – 31 maja 2026 r.). Przygotuj REGON, e-mail jednostki, adres BIP i dokumenty upoważnień.
Wyznacz osoby odpowiedzialne w każdej jednostce i nadaj upoważnienia.
Ujednolić procedurę — w urzędzie i jednostkach podległych: każda umowa = krok zgłoszenia do CRU w 30 dni.
Przetestuj raportowanie przed startem obowiązku.

Najczęściej zadawane pytania

Czy gmina prowadzi jeden rejestr za wszystkie swoje jednostki? Nie zawsze. Konto w CRU JSFP zakłada ta jednostka, której plan finansowy lub budżet obciąża dana umowa. Podległość organizacyjna nie przesądza, że robi to za nią gmina.

Czy szkoła lub GOPS zakłada własne konto w CRU? Tak, jeśli samodzielnie zawiera umowy obciążające jej plan finansowy. Jeśli obsługę prowadzi CUW, model raportowania ustala się według tego, kto faktycznie zawiera umowę.

Czy spółka komunalna gminy podlega CRU? Spółki prawa handlowego są wyłączone z katalogu JSFP z art. 9 u.f.p., więc co do zasady nie podlegają CRU jako JSFP.

Czy umowy o małej wartości też trzeba zgłaszać? Tak — próg kwotowy zniesiono. Jawne będą wszystkie umowy będące zamówieniem, nawet o niewielkiej wartości.

Zarządzasz gminą lub jej jednostką objętą Centralnym Rejestrem Umów? Zobacz, jak Medulis porządkuje raportowanie umów dla urzędów i jednostek samorządowych — CRU — Centralny Rejestr Umów — albo złóż wniosek o dostęp do Demo i przetestuj system na danych testowych.