Polityka prywatności

5. Wersja demonstracyjna (Demo) — osoby testujące

Ten punkt stanowi informację, o której mowa w art. 13 RODO, dla osoby, której przyznaliśmy dostęp do wersji demonstracyjnej platformy app.medulis.pl na podstawie wniosku złożonego na medulis.pl/demo. Administratorem jest Medulis sp. z o. o. (dane w Regulaminie, § 1 ust. 4), kontakt: kontakt@medulis.pl.

Dane pokazowe. Demo działa na fikcyjnej placówce i fikcyjnych danych (umowy, kontrahenci, zadania) przygotowanych przez Medulis. Nie wprowadzaj do Demo danych osobowych ani danych swojej placówki — Demo nie służy do ich przetwarzania, a wszystko, co zostanie w nim wpisane, usuwamy razem z placówką demonstracyjną.

Jakie Twoje dane przetwarzamy:

• z wniosku: imię i nazwisko, służbowy e-mail, nazwa organizacji, telefon (jeśli podany),
• dane konta: login (e-mail), hasło wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, data akceptacji warunków Demo,
• dane techniczne logowania i bezpieczeństwa: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, dziennik działań wykonanych w Demo (co i kiedy).

Cele i podstawy prawne:

• udostępnienie i obsługa Demo na Twoje żądanie, w tym wiadomości e-mail z linkiem aktywacyjnym, przypomnieniami o końcu Demo i powiadomieniami systemowymi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• bezpieczeństwo konta i rozliczalność działań w systemie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora),
• kontakt w sprawie oferty po zakończeniu Demo — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw (pkt 8).

Okres przechowywania. Demo trwa 7 dni (z możliwością przedłużenia). Po jego zakończeniu dostęp jest blokowany, a 3 dni później placówka demonstracyjna jest trwale usuwana razem z Twoim kontem, danymi wpisanymi do Demo i dziennikiem działań. Zostaje wyłącznie zapis o usunięciu placówki — przez 12 miesięcy: nazwa placówki demonstracyjnej, liczby usuniętych rekordów oraz data i wersja zaakceptowanego oświadczenia o danych pokazowych (jako dowód jego złożenia, art. 5 ust. 2 RODO), bez imienia, nazwiska, e-maila i adresu IP. Dane sesji logowania wygasają automatycznie najpóźniej po 30 dniach, a skrót identyfikatora przeglądarki (używany do alertów o logowaniu z nowego urządzenia) — po 90 dniach. Wniosek i korespondencję przechowujemy zgodnie z pkt 6. Usunięte dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania w cyklu rotacji.

Odbiorcy: dostawca hostingu i poczty (pkt 7). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy przyznać dostępu do Demo. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji zautomatyzowanych (pkt 9).

8. Dyktowanie głosowe w aplikacji mobilnej

8.1. Funkcja opcjonalna. Aplikacja mobilna Medulis umożliwia wypełnienie głosem pól „Tytuł” i „Opis” zadania. Funkcja uruchamia się wyłącznie po naciśnięciu przez użytkownika ikony mikrofonu i po udzieleniu przez niego w systemie urządzenia zgody na dostęp do mikrofonu. Z funkcji można nie korzystać, a zgodę można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach urządzenia — nie ma to wpływu na pozostałe funkcje aplikacji.

8.2. Kto przetwarza głos. Rozpoznawanie mowy wykonuje system operacyjny urządzenia użytkownika w ramach usług jego producenta — Google LLC (Android) lub Apple Inc. (iOS) — na podstawie regulaminów i polityk prywatności tego producenta oraz ustawień konta i urządzenia użytkownika. Przetwarzanie to może obejmować przesyłanie dźwięku do infrastruktury producenta, w tym poza Europejski Obszar Gospodarczy. Medulis sp. z o.o. nie jest stroną tego przetwarzania, nie ma na nie wpływu i nie występuje w odniesieniu do nagrań głosu ani jako administrator, ani jako podmiot przetwarzający; producent systemu nie jest podprocesorem Medulis w rozumieniu pkt 7. Nagrania głosu nie są przesyłane do Medulis, przechowywane przez Medulis ani w żaden sposób przez Medulis dostępne.

8.3. Co otrzymuje Medulis. Medulis otrzymuje wyłącznie tekst rozpoznany przez system urządzenia i umieszczony w polu formularza. Tekst ten jest traktowany tak samo jak tekst wpisany ręcznie: w usłudze produkcyjnej jest przetwarzany w imieniu klienta-placówki jako administratora danych na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (pkt 11), a w wersji demonstracyjnej — na zasadach opisanych w pkt 5.

8.4. Obowiązki użytkownika i placówki. Użytkownik odpowiada za treść wprowadzoną głosem i powinien ją sprawdzić przed zapisaniem — rozpoznawanie mowy może być niedokładne lub pomijać interpunkcję. Nie należy dyktować danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), w szczególności danych dotyczących zdrowia pacjentów, ani informacji objętych tajemnicą zawodową lub służbową, chyba że klient-placówka dopuszcza to w swoich wewnętrznych zasadach po własnej ocenie ryzyka. O tym, czy personel może korzystać z dyktowania i na jakich urządzeniach, decyduje klient-placówka; Medulis zaleca korzystanie z funkcji wyłącznie na urządzeniach zarządzanych przez placówkę.

8.5. Odpowiedzialność. W najszerszym zakresie dopuszczonym przez prawo Medulis nie odpowiada za dostępność, działanie i dokładność usługi rozpoznawania mowy producenta systemu ani za przetwarzanie dźwięku przez tego producenta, a także za skutki wprowadzenia przez użytkownika danych niezgodnie z pkt 8.4. Dostępność funkcji zależy od urządzenia i zainstalowanych usług producenta; na urządzeniach bez nich ikona mikrofonu nie jest wyświetlana.

8.6. Dyktowanie z klawiatury. Niezależnie od powyższego użytkownik może korzystać z funkcji dyktowania wbudowanej w klawiaturę systemową urządzenia. Jest to funkcja producenta klawiatury lub systemu, działająca poza aplikacją Medulis, do której pkt 8.2–8.5 stosują się odpowiednio.