Szkoły, przedszkola i inne placówki oświatowe prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego są samorządowymi jednostkami budżetowymi, a więc należą do sektora finansów publicznych (art. 9 ustawy o finansach publicznych). Od 1 lipca 2026 r. placówki oświatowe muszą udostępniać w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) informacje o zawieranych umowach — niezależnie od ich wartości. Najwięcej pytań w oświacie budzi jedno: czy szkoła zakłada własne konto, czy raportuje przez gminę lub CUW.

Ten artykuł jest częścią przewodnika Centralny Rejestr Umów (CRU).

Czy szkoła musi raportować do CRU?

Tak. Obowiązek wynika z art. 34a u.f.p., a szkoły i placówki oświatowe jako jednostki budżetowe mieszczą się w katalogu JSFP (art. 9 u.f.p.). Obowiązek dotyczy m.in.:

szkół podstawowych i ponadpodstawowych,
przedszkoli publicznych,
zespołów szkół i placówek oświatowo-wychowawczych,
poradni psychologiczno-pedagogicznych, burs, internatów.

Pełną listę objętych podmiotów opisaliśmy w artykule Centralny Rejestr Umów JSFP — kogo dotyczy?.

Kto zakłada konto: dyrektor szkoły czy CUW?

To najczęstsze pytanie w oświacie. Obowiązek z art. 34a ust. 1 u.f.p. nałożono na kierownika jednostki — w przypadku szkoły jest to dyrektor, a nie kierownik Centrum Usług Wspólnych (CUW), które prowadzi obsługę finansowo-księgową.

Decydująca jest zasada: liczy się to, czyj plan finansowy lub budżet obciąża dana umowa. Jeśli umowę zawiera szkoła i obciąża ona jej plan finansowy — to szkoła ma własne konto w CRU JSFP i to dyrektor odpowiada za zgłoszenie, nawet jeśli technicznie dane wprowadza pracownik CUW na podstawie upoważnienia. CUW nie „przejmuje" obowiązku — może go obsługiwać operacyjnie.

W praktyce oznacza to, że gmina prowadząca kilkanaście placówek oświatowych będzie miała wiele kont w CRU — po jednym dla każdej jednostki zawierającej umowy na własny budżet. Jak założyć konto krok po kroku, opisaliśmy w artykule Jak założyć konto w CRU JSFP.

Jakie umowy zgłasza szkoła

Raportowaniu podlegają umowy stanowiące zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp (odpłatne nabycie robót, dostaw lub usług). W placówce oświatowej to najczęściej:

dostawy — wyposażenie sal i pracowni, podręczniki i pomoce dydaktyczne, sprzęt komputerowy, artykuły żywnościowe do stołówki,
usługi — catering i żywienie, dowóz uczniów, sprzątanie, ochrona, przeglądy i serwis, usługi IT, szkolenia,
roboty budowlane — remonty sal, modernizacje boisk, place zabaw.

Każde zgłoszenie należy zamieścić w rejestrze w ciągu 30 dni od zawarcia umowy. Które umowy dokładnie podlegają obowiązkowi, wyjaśniamy w artykule Centralny Rejestr Umów — jakie umowy zgłaszać?.

Kto odpowiada i jakie są konsekwencje

Za udostępnianie i aktualizowanie danych w CRU odpowiada dyrektor jako kierownik jednostki — niezależnie od tego, komu (pracownikowi szkoły czy CUW) powierzono wprowadzanie danych. Ustawa o CRU JSFP nie przewiduje odrębnej sankcji karnej, ale obowiązek jest prawnie wiążący i podlega kontroli (NIK, RIO). Więcej w artykule Kto odpowiada za CRU MF w jednostce?.

Jak przygotować placówkę przed 1 lipca 2026

Ustal model raportowania — czy szkoła zawiera umowy na własny budżet (wtedy własne konto), a jeśli obsługuje ją CUW — kto i na jakim upoważnieniu wprowadza dane.
Załóż konto w CRU JSFP — wnioski można składać od 1 kwietnia 2026 r. Przygotuj REGON placówki, oficjalny e-mail, adres BIP i dokument powołania dyrektora.
Nadaj upoważnienia osobom wprowadzającym dane (np. pracownikom sekretariatu lub CUW).
Ujednolić procedurę — każda nowa umowa = krok zgłoszenia do CRU w 30 dni.
Przetestuj zgłoszenia próbne przed startem obowiązku.

Najczęściej zadawane pytania

Czy szkoła zakłada własne konto w CRU? Tak, jeśli zawiera umowy obciążające jej plan finansowy. Obowiązek spoczywa na dyrektorze jako kierowniku jednostki, nawet gdy obsługę prowadzi CUW.

Czy konto zakłada CUW za wszystkie obsługiwane szkoły? Nie. CUW może wprowadzać dane operacyjnie na podstawie upoważnienia, ale obowiązek i odpowiedzialność pozostają po stronie dyrektora każdej szkoły, której budżet obciąża umowa.

Czy umowy o małej wartości też trzeba zgłaszać? Tak — próg kwotowy zniesiono ustawą z 4 grudnia 2025 r. Zgłoszeniu podlegają wszystkie umowy będące zamówieniem.

Kto odpowiada za zgłoszenia w szkole? Dyrektor szkoły jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

Prowadzisz szkołę, przedszkole lub CUW obsługujące placówki oświatowe? Zobacz, jak Medulis porządkuje raportowanie umów dla jednostek oświatowych — CRU — Centralny Rejestr Umów — albo złóż wniosek o dostęp do Demo i przetestuj system na danych testowych.