Uczelnie publiczne oraz Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne należą do sektora finansów publicznych (art. 9 ustawy o finansach publicznych). Od 1 lipca 2026 r. uczelnie publiczne muszą udostępniać w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) informacje o zawieranych umowach — niezależnie od ich wartości. W sektorze nauki kluczowe jest jednak rozróżnienie: nie wszystkie podmioty naukowe są objęte obowiązkiem.

Ten artykuł jest częścią przewodnika Centralny Rejestr Umów (CRU).

Czy uczelnia musi raportować do CRU?

Tak — uczelnie publiczne i PAN są wymienione w katalogu JSFP (art. 9 u.f.p.), a obowiązek raportowania wynika z art. 34a u.f.p. Obowiązek obejmuje:

uniwersytety, politechniki, uczelnie medyczne, ekonomiczne, pedagogiczne, artystyczne i inne uczelnie publiczne,
Polską Akademię Nauk oraz tworzone przez nią jednostki organizacyjne.

Pełną listę objętych podmiotów opisaliśmy w artykule Centralny Rejestr Umów JSFP — kogo dotyczy?.

Uwaga: instytuty badawcze i Łukasiewicz są wyłączone

To częste źródło nieporozumień w sektorze nauki. Katalog JSFP z art. 9 u.f.p. wyłącza instytuty badawcze. Oznacza to, że obowiązkiem CRU jako JSFP nie są objęte:

instytuty badawcze,
instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz.

Obowiązek w sektorze szkolnictwa wyższego i nauki dotyczy więc uczelni publicznych i PAN, a nie instytutów badawczych. Uczelnie niepubliczne (jako podmioty spoza katalogu JSFP) również co do zasady nie podlegają CRU jako JSFP.

Jakie umowy zgłasza uczelnia

Raportowaniu podlegają umowy stanowiące zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp (odpłatne nabycie robót, dostaw lub usług). Specyfika uczelni to duża liczba i różnorodność umów:

dostawy — aparatura naukowo-badawcza, odczynniki i materiały laboratoryjne, sprzęt IT, książki i czasopisma, wyposażenie sal,
usługi — usługi badawcze i ekspertyzy, serwis aparatury, sprzątanie, ochrona, catering, organizacja konferencji, usługi wydawnicze i IT,
roboty budowlane — remonty i budowa obiektów dydaktycznych, laboratoriów, akademików,
umowy w projektach — umowy finansowane z grantów (NCN, NCBR, programy UE) i umowy o współpracy badawczej.

Każde zgłoszenie należy zamieścić w rejestrze w ciągu 30 dni od zawarcia umowy. Które umowy dokładnie podlegają obowiązkowi, wyjaśniamy w artykule Centralny Rejestr Umów — jakie umowy zgłaszać?.

Kto odpowiada i jakie są konsekwencje

Za udostępnianie i aktualizowanie danych w CRU odpowiada kierownik jednostki — w przypadku uczelni publicznej jest to rektor. Ze względu na zdecentralizowaną strukturę (wydziały, jednostki ogólnouczelniane, projekty) szczególnie ważne jest jasne rozdzielenie, kto wprowadza dane na podstawie upoważnienia. Ustawa o CRU JSFP nie przewiduje odrębnej sankcji karnej, ale obowiązek jest prawnie wiążący i podlega kontroli (NIK, RIO). Więcej w artykule Kto odpowiada za CRU MF w jednostce?.

Jak przygotować uczelnię przed 1 lipca 2026

Załóż konto w CRU JSFP — wnioski można składać od 1 kwietnia 2026 r. Przygotuj REGON, oficjalny e-mail, adres BIP i dokument powołania rektora.
Zmapuj jednostki zawierające umowy — wydziały, administrację centralną, zespoły projektowe; ustal model wprowadzania danych i upoważnienia.
Uwzględnij umowy projektowe — z grantów i programów UE, które również podlegają zgłoszeniu, jeśli są zamówieniem.
Ujednolić procedurę — każda nowa umowa = krok zgłoszenia do CRU w 30 dni.
Przetestuj zgłoszenia próbne przed startem obowiązku.

Najczęściej zadawane pytania

Czy uczelnia publiczna musi raportować do CRU? Tak — uczelnie publiczne i PAN należą do JSFP (art. 9 u.f.p.) i od 1 lipca 2026 r. podlegają obowiązkowi raportowania.

Czy instytuty badawcze i Łukasiewicz są objęte CRU? Nie — instytuty badawcze (w tym Sieć Badawcza Łukasiewicz) są wyłączone z katalogu JSFP z art. 9 u.f.p.

Czy umowy finansowane z grantów podlegają zgłoszeniu? Tak, jeśli stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp — niezależnie od źródła finansowania.

Kto odpowiada za zgłoszenia na uczelni? Rektor jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

Zarządzasz uczelnią publiczną lub jednostką PAN objętą Centralnym Rejestrem Umów? Zobacz, jak Medulis porządkuje raportowanie umów dla sektora nauki — CRU — Centralny Rejestr Umów — albo złóż wniosek o dostęp do Demo i przetestuj system na danych testowych.