Centralny Rejestr Umów — jakie umowy zgłaszać?
Centralny Rejestr Umów — jakie umowy? Do CRU trafiają zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp, bez progu kwotowego. Zakres, wyłączenia i przykłady.
Centralny Rejestr Umów — jakie umowy trzeba zgłaszać? Do CRU JSFP trafiają umowy, które spełniają łącznie dwa warunki: (1) stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz (2) zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej. Po nowelizacji z 4 grudnia 2025 r. nie obowiązuje żaden próg kwotowy — liczy się charakter umowy, a nie jej wartość.
Ten artykuł jest częścią przewodnika Centralny Rejestr Umów (CRU).
Centralny Rejestr Umów — jakie umowy? Dwa warunki łącznie
Aby umowa podlegała zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Umów, muszą być spełnione oba poniższe warunki naraz:
- Umowa jest zamówieniem w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp — czyli odpłatną umową zawieraną między zamawiającym (jednostką sektora finansów publicznych) a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego robót budowlanych, dostaw lub usług.
- Umowa ma odpowiednią formę — pisemną, dokumentową, elektroniczną albo inną formę szczególną.
Jeśli umowa nie spełnia choćby jednego z tych warunków, nie podlega obowiązkowi udostępnienia w CRU.
Kluczowe pojęcie: „zamówienie" wg art. 7 pkt 32 Pzp
Sercem definicji jest pojęcie zamówienia. Ma ono trzy cechy:
- Odpłatność — zamawiający przekazuje wynagrodzenie (pieniężne lub w innej formie). Umowy nieodpłatne, jak darowizna, nie są zamówieniem.
- Strony — umowa łączy zamawiającego (JSFP) z wykonawcą.
- Przedmiot — nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług przez zamawiającego.
To istotne zawężenie: do CRU trafiają przede wszystkim umowy, w których jednostka coś kupuje (nabywa roboty, dostawy lub usługi), a nie każda dowolna umowa cywilnoprawna zawierana przez jednostkę.
Brak progu kwotowego
Pierwotnie planowano, że zgłoszeniu będą podlegać tylko umowy o wartości przekraczającej 500 zł. Ten próg został całkowicie zniesiony ustawą z 4 grudnia 2025 r. Oznacza to, że wartość umowy nie zwalnia z obowiązku — liczy się to, czy umowa jest zamówieniem w rozumieniu Pzp i ma wymaganą formę. Temu zagadnieniu poświęciliśmy osobne opracowanie: Centralny Rejestr Umów — od jakiej kwoty?.
Jak ustalić wartość umowy do zgłoszenia
Skoro próg zniknął, ale wartość przedmiotu umowy jest jedną z udostępnianych informacji, kluczowe staje się jej prawidłowe ustalenie. Sposób określania wartości doprecyzowuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 440), obowiązujące od 1 kwietnia 2026 r. Reguluje ono m.in. ustalanie wartości umów zawieranych na czas nieoznaczony lub bez wskazanej kwoty oraz ujmowanie opcji, wznowień i umów realizowanych na rzecz wielu jednostek.
Przykłady: które umowy podlegają, a które nie
| Umowa | Czy podlega CRU? | Dlaczego |
|---|---|---|
| Dostawa sprzętu medycznego | Tak | Odpłatne nabycie dostaw |
| Usługa sprzątania / ochrony | Tak | Odpłatne nabycie usług |
| Remont / robota budowlana | Tak | Odpłatne nabycie robót budowlanych |
| Zakup materiałów biurowych | Tak | Odpłatne nabycie dostaw (brak progu kwotowego) |
| Umowa o pracę | Nie | Stosunek pracy, nie jest zamówieniem |
| Darowizna na rzecz jednostki | Nie | Brak odpłatności — nie jest zamówieniem |
| Umowa objęta tajemnicą / dot. obronności | Nie | Ustawowe wyłączenie (patrz niżej) |
Uwaga przy najmie i dzierżawie: rozstrzygające jest, czy dana umowa stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp (odpłatne nabycie robót, dostaw lub usług przez jednostkę). Każdą taką umowę należy ocenić pod kątem tej definicji, a nie samej nazwy.
Wyłączenia — czego nie udostępnia się w CRU
Nawet jeśli umowa jest zamówieniem, nie trafia do rejestru, gdy dotyczy informacji:
- niejawnych lub objętych tajemnicami prawnie chronionymi,
- związanych z bezpieczeństwem państwa, w tym obronnością RP.
To wyłączenia o charakterze przedmiotowym — chronią dane, których ujawnienie naruszałoby interes publiczny.
Co dokładnie zgłaszasz o umowie
Pełny zakres pól zgłoszenia (i to, czego rejestr nie zawiera) omawiamy w artykule Centralny Rejestr Umów — co zawiera zgłoszenie?. W skrócie, dla umowy podlegającej zgłoszeniu w CRU udostępnia się m.in.:
- numer umowy (o ile został nadany),
- datę i miejsce zawarcia umowy,
- okres obowiązywania,
- oznaczenie stron umowy (w tym przedstawicieli stron),
- przedmiot umowy,
- wartość przedmiotu umowy,
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Termin na przekazanie tych danych to 30 dni od zawarcia umowy lub od każdej jej zmiany. Cały proces opisaliśmy w przewodniku Centralny Rejestr Umów krok po kroku, a typowe pomyłki — w artykule Najczęstsze błędy zgłaszania umowy do CRU MF.
Najczęściej zadawane pytania
Centralny Rejestr Umów — jakie umowy trzeba zgłaszać? Umowy spełniające łącznie dwa warunki: są zamówieniem w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp oraz mają formę pisemną, dokumentową, elektroniczną albo inną szczególną.
Czy obowiązuje próg kwotowy? Nie — próg 500 zł został zniesiony. Zgłoszeniu podlegają umowy niezależnie od wartości, jeśli spełniają warunki ustawowe.
Czy umowa o pracę podlega zgłoszeniu? Nie — stosunek pracy nie jest zamówieniem w rozumieniu Pzp.
Czy darowiznę trzeba zgłaszać do CRU? Nie — umowa nieodpłatna nie jest zamówieniem, więc nie podlega obowiązkowi.
Od kiedy obowiązuje ten zakres? Od 1 lipca 2026 r. Szczegóły w artykule Centralny Rejestr Umów — od kiedy obowiązuje?.
Nie chcesz za każdym razem analizować, czy umowa podlega zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Umów? Moduł CRU w Medulis pomaga zaklasyfikować i zaraportować umowy zgodnie z wymogami MF — zobacz CRU — Centralny Rejestr Umów lub złóż wniosek o dostęp do Demo.