Centralny Rejestr Umów — od jakiej kwoty?
Centralny Rejestr Umów — od jakiej kwoty zgłaszać umowy? Próg kwotowy został zniesiony: do CRU trafiają umowy niezależnie od wartości. Wyjaśniamy dlaczego.
Centralny Rejestr Umów — od jakiej kwoty trzeba zgłaszać umowy? Najkrótsza odpowiedź brzmi: od żadnej. Po nowelizacji z 4 grudnia 2025 r. nie obowiązuje żaden próg kwotowy — do Centralnego Rejestru Umów (CRU JSFP) trafiają wszystkie umowy spełniające warunki ustawowe, niezależnie od ich wartości. O obowiązku decyduje charakter umowy, a nie kwota.
Ten artykuł jest częścią przewodnika Centralny Rejestr Umów (CRU).
Centralny Rejestr Umów — od jakiej kwoty? Krótka odpowiedź
Nie ma dolnej granicy wartości. Umowa na 50 zł podlega zgłoszeniu na tej samej zasadzie co umowa na 5 mln zł — o ile jest zamówieniem w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych i ma wymaganą formę (pisemną, dokumentową, elektroniczną albo inną szczególną). Kwota nie zwalnia z obowiązku.
To częste źródło nieporozumień, dlatego warto zapamiętać jedną zasadę:
Wartość umowy nie jest progiem obowiązku — jest jedną z informacji, którą trzeba podać w zgłoszeniu. To dwie różne rzeczy.
Dlaczego pytanie o próg kwotowy wciąż wraca?
Pytanie „od jakiej kwoty" jest tak popularne, bo pierwotnie planowano próg 500 zł — zgłoszeniu miały podlegać tylko umowy o wartości przekraczającej tę kwotę. Taki próg funkcjonował w koncepcji rejestru umów z poprzednich, wielokrotnie przesuwanych wersji przepisów.
Ten próg został całkowicie zniesiony ustawą z 4 grudnia 2025 r. W obowiązującym stanie prawnym nie ma już granicy 500 zł ani żadnej innej. Jeśli więc trafiłeś na starszy poradnik mówiący o „umowach powyżej 500 zł" — jest nieaktualny.
Co naprawdę decyduje o obowiązku (skoro nie kwota)
Skoro próg zniknął, o tym, czy umowę trzeba zgłosić, decydują dwa warunki spełnione łącznie:
- Umowa jest zamówieniem w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp — odpłatnym nabyciem przez jednostkę robót budowlanych, dostaw lub usług.
- Umowa ma odpowiednią formę — pisemną, dokumentową, elektroniczną albo inną formę szczególną.
Pełną analizę, które umowy podlegają, a które nie (umowa o pracę, darowizna, najem, dzierżawa), znajdziesz w artykule Centralny Rejestr Umów — jakie umowy zgłaszać?.
Wartość umowy trzeba podać — nawet bez progu
Brak progu nie oznacza, że wartość przestała mieć znaczenie. Wartość przedmiotu umowy jest jedną z obowiązkowych informacji udostępnianych w CRU. Dlatego zamiast pytać „od jakiej kwoty zgłaszać", trzeba zadać inne pytanie: „jak prawidłowo ustalić wartość umowy do zgłoszenia".
Sposób ustalania wartości doprecyzowuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 440), obowiązujące od 1 kwietnia 2026 r.
Jak ustalić wartość umowy do CRU
Rozporządzenie reguluje sytuacje, w których kwota nie wynika wprost z treści umowy:
| Sytuacja | Jak ustalić wartość |
|---|---|
| Umowa z określoną kwotą | Wartość brutto przedmiotu umowy |
| Umowa na czas nieoznaczony | Wartość za przyjęty okres odniesienia wg rozporządzenia |
| Umowa bez wskazanej kwoty | Szacunkowa wartość przedmiotu wg zasad rozporządzenia |
| Opcje i wznowienia | Ujmowane w wartości zgodnie z rozporządzeniem |
| Umowa na rzecz wielu jednostek | Wartość przypadająca zgodnie z zasadami rozporządzenia |
Dla zgłaszającego oznacza to, że nawet umowa „na kwotę zero" lub bezterminowa wymaga wyliczenia wartości — pominięcie tego pola jest jednym z najczęstszych błędów zgłoszenia.
Przykłady: małe kwoty również podlegają
| Umowa | Wartość | Czy podlega CRU? |
|---|---|---|
| Zakup materiałów biurowych | 80 zł | Tak — brak progu kwotowego |
| Drobna usługa serwisowa | 200 zł | Tak — jest zamówieniem |
| Dostawa sprzętu medycznego | 250 000 zł | Tak |
| Umowa o pracę | dowolna | Nie — to nie zamówienie |
| Darowizna na rzecz jednostki | dowolna | Nie — brak odpłatności |
Jak widać, granica nie przebiega po kwocie, lecz po tym, czy umowa jest odpłatnym nabyciem robót, dostaw lub usług.
Co to oznacza w praktyce dla jednostki
Zniesienie progu znacząco zwiększa liczbę umów do zaraportowania — w grę wchodzą też drobne, codzienne zakupy. Każdą z nich trzeba zgłosić w terminie 30 dni od zawarcia lub zmiany. Cały proces opisaliśmy w przewodniku Centralny Rejestr Umów krok po kroku.
Za dopełnienie obowiązku odpowiada kierownik jednostki — ustawa o CRU JSFP nie przewiduje wprawdzie odrębnej sankcji karnej, ale obowiązek jest egzekwowalny i podlega kontroli; więcej w artykule Kto odpowiada za CRU w jednostce?. Obowiązek startuje 1 lipca 2026 r. — szczegóły w opracowaniu Centralny Rejestr Umów — od kiedy obowiązuje?.
Najczęściej zadawane pytania
Centralny Rejestr Umów — od jakiej kwoty trzeba zgłaszać umowy? Od żadnej. Próg kwotowy został zniesiony — do CRU trafiają umowy niezależnie od wartości, jeśli są zamówieniem w rozumieniu art. 7 pkt 32 Pzp i mają wymaganą formę.
Czy próg 500 zł nadal obowiązuje? Nie. Pierwotnie planowany próg 500 zł został całkowicie zniesiony ustawą z 4 grudnia 2025 r. Starsze poradniki powołujące się na tę kwotę są nieaktualne.
Czy umowę na kilkadziesiąt złotych też trzeba zgłosić? Tak, jeśli jest zamówieniem w rozumieniu Pzp i ma wymaganą formę. Niska wartość nie zwalnia z obowiązku.
Czy skoro nie ma progu, to wartość umowy nie ma znaczenia? Ma — wartość przedmiotu umowy jest obowiązkową informacją w zgłoszeniu. Sposób jej ustalania określa rozporządzenie z 30 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 440).
Od kiedy obowiązuje brak progu kwotowego? Od startu obowiązku raportowania, czyli od 1 lipca 2026 r. Zobacz od kiedy obowiązuje CRU.
Zniesienie progu oznacza więcej umów do zaraportowania — także tych drobnych. Moduł CRU w Medulis pomaga zebrać, zwalidować i zgłosić każdą umowę zgodnie z wymogami MF, niezależnie od kwoty — zobacz CRU — Centralny Rejestr Umów lub złóż wniosek o dostęp do Demo.