Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Medulis sp. z o.o. (dalej: „Medulis" lub „Usługodawca") na rzecz osób korzystających z serwisu medulis.pl oraz z platformy app.medulis.pl (dalej łącznie: „Serwis").
2. Regulamin wydany jest na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: „UŚUDE").
3. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu w aktualnej wersji opublikowanej pod adresem medulis.pl/regulamin.
4. Dane Usługodawcy (zgodnie z art. 5 UŚUDE):
   Medulis sp. z o.o.
   ul. Broniewskiego 9/30, 38-300 Gorlice
   KRS: 0001243895, NIP: 7382181486, REGON: 544849777
   Kontakt: kontakt@medulis.pl

§ 2. Definicje

Serwis:

strony WWW Medulis (medulis.pl) oraz platforma SaaS (app.medulis.pl).

Platforma:

aplikacja SaaS Medulis dostępna pod app.medulis.pl.

Moduł:

wydzielona funkcjonalność Platformy. Aktualnie dostępne: CORE (obowiązkowy) i CRU (funkcjonalny). Moduły dodatkowe (PZP, BHP, PROJEKTY) — na roadmapie Medulis.

CORE:

bazowy moduł Platformy, obowiązkowy i wliczony w każdy Tier. Obejmuje: zarządzanie kontami pracowników, organizacją i działami, uwierzytelnianie (hasło + 2FA TOTP, single-session), logi audytowe (retencja 60 miesięcy), panel administratora organizacji, role i uprawnienia (RBAC), eksport danych pracowników (RODO art. 15/20). Stanowi infrastrukturę wspólną dla wszystkich modułów funkcjonalnych.

CRU:

moduł Centralnego Rejestru Umów — integracja z bramką Ministerstwa Finansów (rejestracja umów na podstawie art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).

Usługobiorca:

osoba fizyczna lub prawna korzystająca z Serwisu — odwiedzający, lead z formularza, Klient, pracownik Klienta.

Klient:

podmiot, który zawarł z Medulis Umowę Główną SaaS (placówki ochrony zdrowia i inne podmioty sektora publicznego / prywatnego).

Konto:

indywidualny dostęp pracownika Klienta do Platformy (login, hasło, 2FA).

Umowa Główna:

umowa o świadczenie usług platformy Medulis SaaS zawarta między Medulis a Klientem.

UPPD:

Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (art. 28 RODO).

Trial:

bezpłatny okres testowy Platformy.

Treści bezprawne:

treści, których dostarczanie jest zabronione przez prawo (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b UŚUDE).

§ 3. Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

Medulis świadczy następujące rodzaje usług drogą elektroniczną:

3.1. Usługi informacyjne (otwarte, bez rejestracji)

• Udostępnienie treści informacyjnych na medulis.pl (strony o modułach, blog, dokumentacja publiczna).
• Udostępnienie publicznych dokumentów prawnych: Regulamin, Polityka prywatności, informacja o DPA.

3.2. Formularze kontaktowe i demo

• Formularz kontaktowy na medulis.pl/kontakt.
• Formularz prośby o demonstrację na medulis.pl/demo.
• Newsletter / biuletyn marketingowy (zapis i opt-out).
• Wymóg techniczny: skuteczne wypełnienie formularza wymaga ochrony Cloudflare Turnstile (rozróżnienie człowiek/bot).

3.3. Platforma SaaS Medulis (na podstawie odrębnej Umowy)

• Dostęp do Platformy app.medulis.pl dla Klientów Medulis i ich upoważnionych pracowników.
• Zakres usług szczegółowo określa Umowa Główna.
• Aktualny zakres modułów: CORE + CRU (moduły dodatkowe na roadmapie).

Usługi Platformy są płatne zgodnie z cennikiem. Pozostałe usługi (3.1, 3.2) są bezpłatne.

Newsletter — zapis dobrowolny, w drodze wyrażenia zgody. Wycofanie zgody w dowolnym momencie linkiem „Wypisz się" w stopce każdej wiadomości lub kontaktem na kontakt@medulis.pl.

§ 4. Warunki świadczenia usług drogą elektroniczną

4.1. Wymagania techniczne

Aby korzystać z Serwisu, Usługobiorca powinien dysponować:

• urządzeniem z dostępem do Internetu (komputer, tablet, telefon),
• aktualną przeglądarką internetową obsługującą HTML5, CSS3, JavaScript i pliki cookie. Zalecane: Chrome / Firefox / Edge / Safari w jednej z dwóch ostatnich wersji,
• aktywnym kontem e-mail (dla formularzy kontaktowych i Platformy),
• dla Platformy: aplikacją TOTP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password, Bitwarden) — dla mechanizmu 2FA.

4.2. Zakaz dostarczania treści bezprawnych

Usługobiorca zobowiązany jest do niezamieszczania w Serwisie treści o charakterze bezprawnym (art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b UŚUDE), w szczególności:

• treści naruszających prawo polskie lub międzynarodowe,
• treści naruszających prawa autorskie lub prawa pokrewne osób trzecich,
• mowy nienawiści, dyskryminacji, treści obraźliwych lub wulgarnych,
• złośliwego oprogramowania (malware, wirusy, trojany),
• danych osobowych osób trzecich bez podstawy prawnej do ich przetwarzania.

W razie wykrycia treści bezprawnych Medulis ma prawo do ich usunięcia oraz — w razie powtórzenia — zablokowania dostępu do Serwisu / Konta.

4.3. Zakaz nieuprawnionego dostępu

Zabronione jest:

• podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do Serwisu (brute-force, SQL injection, próby obejścia 2FA),
• automatyczne pobieranie treści (scraping) obciążające infrastrukturę Medulis,
• udostępnianie danych dostępowych (login, hasło, klucze API) osobom nieuprawnionym,
• korzystanie z Konta innego użytkownika bez jego zgody,
• działania prowadzące do zakłócenia stabilności lub bezpieczeństwa Serwisu (DDoS, przeciążenie API).

4.4. Cookies i analityka

Serwis używa wyłącznie:

• cookies niezbędnych do działania (sesyjne, autoryzacja, preferencje) — nie wymagają zgody (art. 173 ust. 3 pkt 1 Prawa telekomunikacyjnego),
• analityki bez cookies — Plausible (self-hosted, agregowane statystyki ruchu).

Serwis nie używa cookies marketingowych, reklamowych firm trzecich, fingerprintingu, śledzenia między domenami. Szczegóły: Polityka prywatności.

4.5. Polityka uczciwego użytkowania (Fair Use) Platformy

Korzystanie z Platformy app.medulis.pl podlega następującym limitom technicznym:

• Wywołania API: 60 żądań / minutę per Konto użytkownika.
• Załączniki w zgłoszeniach wsparcia: 10 MB / plik, 50 MB łącznie / zgłoszenie.
• Aktywne sesje: 1 aktywna sesja per Konto (single-session enforcement w Redis).
• Storage operacyjny: w ramach standardowego użycia modułu CRU i CORE.

Przekroczenie limitów powoduje rate-limit response (HTTP 429) — nie awarię. Powtarzające się próby obejścia mogą skutkować zawieszeniem Konta.

4.6. Konsekwencje naruszenia warunków korzystania

W razie naruszenia § 4.2, § 4.3 lub § 4.5 Medulis ma prawo do:

• usunięcia treści bezprawnych zamieszczonych przez Usługobiorcę,
• wezwania do zaprzestania naruszenia (e-mail / panel),
• zawieszenia dostępu do Serwisu lub konkretnego Konta. Zawieszenie możliwe bez uprzedniego wezwania, jeśli wymaga tego ochrona innych klientów Platformy,
• zablokowania dostępu na stałe i/lub rozwiązania Umowy Głównej,
• żądania odszkodowania w zakresie szkód poniesionych przez Medulis lub innych Usługobiorców.

§ 5. Warunki zawierania i rozwiązywania umów

5.1. Usługi otwarte

Umowa o korzystanie z usług informacyjnych zawierana jest z chwilą wejścia Usługobiorcy na Serwis i rozwiązywana z chwilą opuszczenia Serwisu. Nie wymaga rejestracji.

5.2. Formularze kontaktowe / demo

Umowa o świadczenie usługi formularza zawierana jest z chwilą wysłania wypełnionego formularza przez Usługobiorcę. Zawiera zgodę na przetwarzanie danych z formularza w celu udzielenia odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes B2B). Umowa wygasa z chwilą udzielenia odpowiedzi przez Medulis lub najpóźniej po 24 miesiącach od ostatniego kontaktu.

5.3. Newsletter

• Zapis: dobrowolny, przez formularz z wyraźną zgodą.
• Wycofanie zgody: link „Wypisz się" w stopce każdej wiadomości lub e-mail na kontakt@medulis.pl. Wycofanie skutkuje natychmiastowym zaprzestaniem wysyłki.
• Forma: art. 10 UŚUDE — wymagana zgoda osoby.

5.4. Platforma SaaS — Umowa Główna

Zawarcie umowy o korzystanie z Platformy odbywa się wyłącznie przez podpisanie Umowy Głównej wraz z UPPD przez umocowanych przedstawicieli Klienta i Medulis.

• Trial: 7 dni od prowizjonowania konta, możliwe 2 przedłużenia (7+3 dni) — łącznie maks. 17 dni.
• Forma zawarcia: podpis offline (papier / kwalifikowany e-podpis / dokumentowa wymiana e-mail między umocowanymi przedstawicielami).
• Brak click-through w aplikacji — Medulis świadomie nie udostępnia mechanizmu „kliknij Akceptuję" w panelu.
• Okres: 3, 6 lub 12 miesięcy z auto-prolongatą.
• Wypowiedzenie: zasady w Umowie Głównej.

§ 6. Tryb postępowania reklamacyjnego

6.1. Forma zgłoszenia

Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu lub Platformy Usługobiorca może zgłosić:

• e-mail: kontakt@medulis.pl (preferowane),
• pisemnie: na adres siedziby Medulis sp. z o.o., ul. Broniewskiego 9/30, 38-300 Gorlice,
• dla zalogowanych użytkowników Platformy: panel /dashboard/help.

6.2. Treść reklamacji

Reklamacja powinna zawierać:

• dane Usługobiorcy (imię i nazwisko / nazwa podmiotu, adres e-mail, telefon — opcjonalnie),
• opis problemu (data wystąpienia, kontekst, kroki do reprodukcji, screen / komunikat błędu),
• żądanie / oczekiwany sposób rozwiązania.

6.3. Termin rozpatrzenia

• 14 dni dla konsumentów (art. 7a ustawy o prawach konsumenta — odpowiednio),
• 30 dni dla Klientów B2B (podmioty publiczne i prywatne).

Brak odpowiedzi w wyżej wskazanych terminach uznawany jest za uznanie reklamacji za zasadną (dla konsumentów — z mocy art. 7a u.p.k.).

6.4. Sposób udzielenia odpowiedzi

Odpowiedź wysyłana jest na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu (lub pisemnie, jeśli reklamacja wpłynęła pisemnie).

6.5. Eskalacja

• Klient B2B: sprawa rozpatrywana zgodnie z § 18 Umowy Głównej (polubowne rozwiązanie, następnie sąd).
• Konsument: Usługobiorca może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym z platformy ODR Komisji Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr.

§ 7. Prawa i obowiązki Usługobiorcy

Usługobiorca ma prawo do:

• korzystania z usług otwartych Serwisu bez rejestracji,
• zgłoszenia zapytania przez formularz kontaktowy / demo,
• po zawarciu Umowy Głównej — korzystania z Platformy w zakresie wynikającym z Tieru i Umowy,
• złożenia reklamacji zgodnie z § 6,
• realizacji praw osoby z RODO art. 15-22 (szczegóły w Polityce prywatności),
• rezygnacji z newslettera w dowolnym momencie.

Usługobiorca zobowiązany jest do:

• przestrzegania niniejszego Regulaminu,
• korzystania z Serwisu zgodnie z prawem i dobrymi obyczajami,
• niezamieszczania treści bezprawnych (§ 4.2),
• niepodejmowania działań nieuprawnionych (§ 4.3),
• aktualizacji danych kontaktowych w razie zmiany.

§ 8. Prawa i obowiązki Medulis

Medulis ma prawo do:

• czasowego wstrzymania świadczenia usług Serwisu z przyczyn technicznych (okno serwisowe — z analogicznym wyprzedzeniem),
• usunięcia treści bezprawnych zamieszczonych przez Usługobiorcę (§ 4.2),
• zablokowania dostępu do Serwisu / Konta w razie rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu,
• aktualizacji i rozwoju Serwisu (zmiana funkcjonalności, design, dodawanie nowych modułów Platformy).

Medulis zobowiązuje się do:

• świadczenia usług z należytą starannością,
• zapewnienia ochrony danych osobowych zgodnie z RODO i UPPD,
• udzielania odpowiedzi na reklamacje w terminach z § 6,
• zachowania poufności danych Klientów,
• informowania o istotnych zmianach Regulaminu (§ 11).

§ 9. Odpowiedzialność

1. Dla Usługobiorców korzystających z usług otwartych (§ 3.1, § 3.2) — Medulis ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z wyłączeniem szkód pośrednich i utraconych korzyści (w zakresie dopuszczalnym prawem).
2. Dla Klientów Platformy — odpowiedzialność określa Umowa Główna (ograniczenie do 12 mies. wynagrodzenia, podwyższone do 24 mies. dla naruszeń bezpieczeństwa danych, wyłączenia szkód pośrednich, back-to-back z UPPD).
3. Odpowiedzialność wobec osób, których dane dotyczą, oraz wobec organu nadzorczego (UODO) podlega wyłącznie art. 82-83 RODO i nie jest ograniczana niniejszym Regulaminem ani Umową Główną.

§ 9a. Brak gwarancji (warranty disclaimer)

1. Medulis świadczy usługi z należytą starannością i dąży do ich ciągłego rozwoju oraz utrzymania jakości właściwej dla profesjonalnego dostawcy usług SaaS.
2. W granicach dopuszczonych bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa Medulis nie udziela żadnych dorozumianych gwarancji co do:
   • bezbłędności kodu Platformy (oprogramowanie może zawierać błędy — usuwane w cyklu rozwoju produktu),
   • przydatności Platformy do konkretnych celów Usługobiorcy wykraczających poza zakres funkcjonalności udokumentowanej publicznie,
   • kompatybilności z każdą wersją każdej przeglądarki / systemu operacyjnego,
   • osiągania przez Usługobiorcę konkretnych wyników biznesowych z wykorzystania Platformy.
3. Usługi świadczone „as-is" — Usługobiorca akceptuje, że korzysta z Platformy w aktualnym stanie funkcjonalnym i graficznym, z zastrzeżeniem stałego rozwoju.
4. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Medulis za szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, ani odpowiedzialności wobec konsumentów w zakresie wymaganym bezwzględnie obowiązującymi przepisami.

§ 9b. Funkcjonalności wczesnego dostępu (Beta)

1. Medulis może udostępniać wybrane funkcjonalności Platformy w wersji wczesnego dostępu („Beta", „Preview", „Experimental") — wyraźnie oznaczone w interfejsie.
2. Funkcje Beta świadczone są bez gwarancji stabilności, dostępności, kompatybilności wstecznej ani ostatecznego włączenia do Platformy w wersji produkcyjnej. Usługobiorca korzysta z funkcji Beta na własne ryzyko.
3. Funkcje Beta nie są objęte SLA Umowy Głównej ani procedurą reklamacyjną z § 6 niniejszego Regulaminu.

§ 9c. Odpowiedzialność za własne dane Usługobiorcy

1. Usługobiorca jest zobowiązany do utrzymywania własnych kopii krytycznych danych wprowadzonych do Platformy — niezależnie od kopii zapasowych prowadzonych przez Medulis i sub-procesora infrastruktury.
2. Platforma udostępnia funkcje eksportu danych w panelu administratora (CSV / XLSX dla CRU, CORE). Zalecana częstotliwość: co najmniej raz w tygodniu.
3. Medulis nie ponosi odpowiedzialności za skutki finansowe lub operacyjne braku własnej kopii Usługobiorcy w zakresie, w jakim Usługobiorca miał techniczną możliwość wykonania eksportu.

§ 10. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Usługobiorców (w zakresie formularzy kontaktowych, newslettera, kont aktywowanych w Platformie w roli osób kontaktowych Klienta) jest Medulis sp. z o.o.
2. Pełne informacje o przetwarzaniu danych osobowych — w Polityce prywatności Medulis (klauzula informacyjna art. 13 i 14 RODO).
3. Dane pracowników Klienta korzystających z Platformy są przetwarzane przez Medulis jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie UPPD podpisanej z Klientem (administratorem).
4. Realizacja praw osoby (RODO art. 15-22) — kanał kontaktu: kontakt@medulis.pl.
5. Skarga do organu nadzorczego — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

§ 10a. Materiały marketingowe Medulis

1. Medulis ma prawo wskazać Klienta w materiałach marketingowych — w zakresie logo i nazwy w sekcji „Zaufali nam" oraz zagregowanych statystyk bez identyfikacji konkretnego Klienta.
2. Prawo sprzeciwu: Klient może wnieść pisemny sprzeciw wobec użycia logo / nazwy — Medulis usuwa wskazanie w terminie 30 dni.
3. Imienne case study — wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Klienta.
4. Usługobiorca niebędący Klientem (np. lead z formularza, subskrybent newslettera) — Medulis nie wykorzystuje jego nazwy / logo w materiałach marketingowych.

§ 10b. Sztuczna inteligencja (AI / ML)

1. Medulis nie wykorzystuje treści wprowadzonych przez Usługobiorców do Serwisu (formularze, newsletter, zgłoszenia) do trenowania modeli sztucznej inteligencji ani własnych, ani osób trzecich, bez wyraźnej zgody Usługobiorcy.
2. W przypadku Klientów Platformy — szczegółowe zasady wykorzystania AI / ML reguluje Umowa Główna § 9 ust. 6.
3. Medulis nie podejmuje wobec Usługobiorców decyzji w sposób całkowicie zautomatyzowany wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).

§ 10c. Cyberbezpieczeństwo i KSeF

1. Cyberbezpieczeństwo (KSC / NIS2). Medulis świadczy usługi z zachowaniem standardów cyberbezpieczeństwa właściwych dla dostawców usług cyfrowych. Klienci będący operatorami usług kluczowych w rozumieniu znowelizowanej ustawy o KSC — szczegóły współpracy w zakresie wymagań KSC: Umowa Główna § 16b.
2. Krajowy System e-Faktur (KSeF). Faktury VAT za usługi Medulis wystawiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami — w tym przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) od daty objęcia Medulis obowiązkiem (zgodnie z ustawą o VAT, harmonogram 2026 r.).

§ 11. Zmiany Regulaminu

1. Medulis zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn:
   • zmiana przepisów prawa wpływająca na treść Regulaminu,
   • wdrożenie nowych funkcjonalności Serwisu wymagających zmian regulaminowych,
   • usprawnienia procedur (np. reklamacje),
   • korekty stylistyczne / interpretacyjne (bez zmiany istoty postanowień).
2. Informowanie o zmianie:
   • usługi otwarte — publikacja nowej wersji na medulis.pl/regulamin co najmniej 14 dni przed wejściem w życie,
   • newsletter — wiadomość e-mail z informacją o zmianie,
   • Platforma SaaS — wiadomość e-mail do osób kontaktowych Klientów z minimum 30 dni wyprzedzeniem.
3. Prawo Klienta do wypowiedzenia — jeżeli zmiana Regulaminu istotnie pogarsza sytuację Klienta, Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę Główną bez negatywnych konsekwencji finansowych.
4. Akceptacja nowej wersji — dalsze korzystanie z Serwisu / Platformy po wejściu w życie nowej wersji oznacza jej akceptację.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Prawo właściwe: prawo polskie.
2. Spory:
   • z Klientami B2B — zgodnie z § 18 Umowy Głównej,
   • z Usługobiorcami niebędącymi Klientami — sąd właściwy dla siedziby Medulis,
   • z konsumentami — sąd właściwy dla miejsca zamieszkania konsumenta zgodnie z art. 31² KPC.
3. Pozasądowe sposoby rozpatrywania sporów dla konsumentów — patrz § 6.5.
4. Rozdzielność klauzul (severability) — nieważność lub bezskuteczność pojedynczego postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych.
5. Klauzule zachowujące moc po ustaniu korzystania (survival): § 4.2 i § 4.6 (w zakresie historycznego naruszenia), § 9 i § 9a, § 9c, § 10, § 10a, § 12 ust. 2 (Spory).
6. Cesja (assignment):
   • Usługobiorca nie może przenieść praw ani obowiązków bez uprzedniej pisemnej zgody Medulis.
   • Medulis może przenieść swoje prawa i obowiązki na podmiot z grupy kapitałowej lub na nabywcę całości / zorganizowanej części przedsiębiorstwa, z obowiązkiem niezwłocznego powiadomienia.
7. Brak zrzeczenia (no waiver) — niewykonanie lub opóźnione wykonanie uprawnień nie stanowi zrzeczenia.
8. Pierwszeństwo dokumentów (od najwyższej mocy):
   1. Umowa Główna (jeżeli zawarta) — w zakresie objętym jej treścią,
   2. UPPD — w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo bezwarunkowe (art. 28 RODO),
   3. niniejszy Regulamin,
   4. Polityka prywatności.
9. W sprawach nieuregulowanych stosuje się:
   • Umowę Główną (jeżeli zawarta), UPPD (jeżeli zawarta),
   • Kodeks cywilny, UŚUDE, RODO,
   • ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
   • ustawę o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa,
   • inne właściwe przepisy prawa polskiego.
10. Język: Regulamin obowiązuje w wersji polskiej. Tłumaczenia pomocnicze mają charakter wyłącznie informacyjny.
11. Wejście w życie: niniejsza wersja Regulaminu (1.0) wchodzi w życie z dniem publikacji: 2026-05-26.